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“O Manual de Gestão Documental é um dos instrumentos do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, previsto no artigo 5º, inciso VIII, da Resolução CNJ nº 324/2020 (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2020a). Com o objetivo de especificar as diretrizes, os princípios e as normas de Gestão Documental estabelecidos na Resolução, este Manual constitui material de consulta e de orientação para o planejamento, implementação e execução do tema nos diversos órgãos do Poder Judiciário. O presente trabalho atualiza o Manual publicado em 2011, contemplando as diversas alterações normativas ocorridas no período, inclusive no âmbito do Conselho Nacional de Justiça. A partir da fundamentação constitucional e legal do Proname, de seus princípios e diretrizes orientadores, o Manual descreve os principais elementos que estruturam o funcionamento de um programa de Gestão Documental. São expostos os instrumentos de Gestão Documental veiculados no Programa, a importância do estabelecimento de políticas e de planejamento nessa área, o regramento do acesso à informação e o funcionamento das Unidades de Gestão Documental. O Manual propõe a realização de procedimentos relacionados à Gestão Documental. O regramento do Programa relacionado à avaliação da documentação é apresentado a partir da definição da documentação e da sua classificação por meio de Tabelas de Temporalidade das áreas judicial e administrativa do CNJ. Em seguida, são apresentadas a definição, as atribuições, a composição e a forma de funcionamento das Comissões Permanentes de Avaliação Documental, que têm por objetivo realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação. No Manual, são expostos os critérios para a seleção de documentação judicial e administrativa dotada de valor secundário e os procedimentos relacionados à guarda permanente e ao descarte daquela que cumpriu sua temporalidade e não apresenta igual valor. De maneira prática, são descritos procedimentos para conservação e restauro de documentos físicos e para conversão de suporte e gestão de documentos digitais. Em relação aos últimos, há ênfase na indicação da observância dos requisitos do MoReq-Jus, das diretrizes para implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq e da adoção de soluções que abranjam os conceitos instituídos pela Plataforma Digital do Judiciário Brasileiro – PDPJ-Br. O Manual de Gestão Documental deve ser aplicado em conjunto com o Manual de Gestão da Memória, na medida em que a atuação multidisciplinar e a interlocução dos vários setores envolvidos de cada órgão são fundamentais para o desenvolvimento dessas atividades. As dúvidas relacionadas à Gestão Documental, incluídas ou não neste Manual, devem ser encaminhadas ao Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) pelo e-mail: proname@cnj.jus.br.” (pag. 11 do MGDOC).
Conselho Nacional de Justiça, 2022. Disponível em: <Microsoft Word - Anexo M p. 132 (cnj.jus.br)>. Acesso em 15/08/2022.
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